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Montage d'opérations immobilières - CONTENU DE LA MISSION DU CONDUCTEUR D’OPERATION



CONTENU DE LA MISSION DU CONDUCTEUR D’OPERATION



I – DEFINITION DES OUVRAGES

1. Assistance au montage de l’opération et à la définition des études pré-opérationnelles

Et notamment :

Dans le cas où le maître d’ouvrage décide de faire appel à un programmiste :
-          assistance à l’organisation de la maîtrise d’ouvrage,
-          élaboration avec le maître d’ouvrage du cahier des charges de la mission,
-          aide au choix du programmiste,
-          préparation, gestion du marché,
-          suivi des études pré-opérationnelles jusqu’au pré-programme,
-          aide au choix du processus de réalisation,
-          accompagnement du maître d’ouvrage dans ses décisions.


Dans le cas où il n’y a pas intervention d’un programmiste :
-          assistance à l’organisation de la maîtrise d’ouvrage,
-          analyse des objectifs et des besoins (sociaux, urbains, fonctionnels, techniques, environnementaux, …),
-          organisation de la concertation avec le maître d’ouvrage, les utilisateurs, les usagers et toute personne permettant d’éclairer la définition des besoins,
-          recensement des contraintes (réglementaires, juridiques, techniques, …),
-          scénario du contenu du projet,
-          estimation des surfaces nécessaires,
-          analyse du ou des sites d’accueil des projets,
-          test de faisabilité (spatial, technique, …),
-          aide au choix d’étude du processus de réalisation,
-          calendrier prévisionnel de l’opération,
-          enveloppe financière prévisionnelle,
-          diagnostic financier, recettes prévisionnelles,
-          élaboration du pré-programme (synthèse des études pré-opérationnelles),
-          accompagnement du maître d’ouvrage dans ses choix programmatiques,
-          assistance auprès du maître d’ouvrage dans ses rapports avec ses partenaires financiers,
-         

EN PROCEDURE ADAPTEE : s’il y a deux marchés successifs, le contenu du 1er marché se limite à ce point (cf II 1-2-1 du présent guide)


2. Assistance à la définition du programme initial et au contrôle et recadrage de l’enveloppe financière prévisionnelle

Et notamment :

-          aide éventuelle pour les acquisitions foncières,
-          assistance éventuelle au maître d’ouvrage en vue de la constitution du dossier de demande de primes, subventions, prêts, constituant le financement de tout ou partie de l’opération,
-          recueil de toutes les données complémentaires utiles à la définition du programme, disponibles auprès du maître d’ouvrage ou de tout organisme (si cela n’a pas été entièrement fait au moment des études pré-opérationnelles).

A titre indicatif :

-          plans topographiques,
-          reconnaissance du sol et sous-sol,
-          données d’ordre géographique, hydraulique, climatique, sismique, acoustique, …,
-          informations sur l’environnement, voise et réseaux existants et projetés, espaces naturels et paysages,
-          cadre économique et social,
-          contraintes administratives (urbanistiques, architecturales, sanitaires, de sécurité incendie…),
-          contraintes financières (prix plafonds, possibilités d’emprunts…),
-          proposition au maître d’ouvrage d’éventuelles études complémentaires : aide à la passation des commandes, suivi technique et proposition de règlement des prestations.

Dans le cas où le maître d’ouvrage fait appel à un programmiste :
-          suivi des prestations du programmiste,
-          gestion du marché,

Dans le cas où il n’y a pas intervention d’un programmiste :
-          rédaction en concertation avec le maître d’ouvrage du document programme précisant les objectifs quantitatifs (surfaces, volumes, débits), qualitatifs et fonctionnels du maître d’ouvrage, compte tenu des sujétions de toutes natures (coûts d’investissement et d’exploitation, délais),
-          recadrage et actualisation éventuelle de l’enveloppe financière prévisionnelle et du calendrier prévisionnel de l’opération,
-          bilan financier prévisionnel avec échéancier des dépenses/recettes,
-          assistance au maître d’ouvrage pour la définition des objectifs d’exploitation et de maintenance,
-          assistance auprès du maître d’ouvrage dans ses rapports avec ses partenaires financiers,
-         

II – ASSISTANCE EN PHASE ELABORATION DU PROJET : CONCEPTION


1. Montage du processus de réalisation

Et notamment :

-          définition des différents intervenants (architecte, entreprises, B.E.T., contrôleur technique, coordinateur « sécurité », assureurs…) et de leurs missions et définition des modalités de leur mise en concurrence,
-          mise à jour du planning prévisionnel,
-          mise à jour du bilan financier au fur et à mesure de l’évolution de l’opération, montage financier à préciser, mises en place des premières autorisations de programme,
-         

2. Préparation, mise en place et suivi du marché de maîtrise d’œuvre

Et notamment :

Dans le cas d’une procédure adaptée :
-          aide au choix de la publicité et des modalités de mise en concurrence,
-          préparation du dossier de consultation,
-          préparation de l’avis d’appel de candidatures et publicité,
-          aide à la sélection des candidats et à la négociation,
-          aide au choix du prestataire,
-          préparation de la décision de l’autorité compétente,
-          aide à la rédaction des lettres aux candidats retenus/non retenus,
-          mise au point du marché,
-          assistance pour la transparence et pour la traçabilité des choix,
-          gestion du marché et suivi des prestations.

Dans le cas d’une sélection en procédure négociée spécifique de maîtrise d’œuvre :
-          élaboration du dossier de consultation (D.C.), préparation des pièces administratives du marché de maîtrise d’œuvre,
-          envoi au maître d’ouvrage du D.C. et de la proposition de composition du jury pour approbation,
-          préparation de l’avis public d’appel de candidatures,
-          préparation des travaux du jury : analyse factuelle des candidatures, proposition, le cas échéant, de la composition d’une commission technique avec animation de ses travaux et rédaction du rapport destiné au jury,
-          établissement du projet de procès-verbal du jury et recueil des signatures,
-          préparation de la décision de choix des candidats admis à la négociation,
-          aide à la négociation,
-          mise au point du marché,
-          rédaction du projet de rapport de présentation,
-          aide à la rédaction de l’avis d’attribution du marché et publicité,
-          gestion du marché et suivi des prestations réalisées,
-          vérification des décomptes et établissement des acomptes adressés au maître d’ouvrage pour mandatement, pendant la phase de conception,
-          proposition et aide à l’établissement des avenants éventuels pendant la phase de conception et préparation de leur notification (signature du maître d’ouvrage),
-          préparation de l’information de la commission d’appel d’offres sur les évolutions du marché,
-          rédaction des projets de rapport pour le contrôle de légalité,
-          proposition éventuelle de mise en œuvre de mesures coercitives d’exécution des marchés,
-         

Dans le cas d’une procédure de concours :
-          élaboration du dossier de consultation des concepteurs (D.C.C.), préparation des pièces administratives du marché de maîtrise d’œuvre,
-          envoi au maître d’ouvrage du D.C.C. et de la proposition de composition du jury pour approbation,
-          préparation de l’avis public d’appel de candidatures et publicité,
-          préparation des travaux du jury : analyse factuelle des candidatures, proposition, le cas échéant, de la composition d’une commission technique avec animation de ses travaux et rédaction du rapport destiné au jury,
-          élaboration du projet de convocation des concurrents pour répondre aux questions du jury,
-          établissement du projet de procès-verbal du jury et recueil des signatures,
-          envoi au maître d’ouvrage du projet de lettre du maître d’ouvrage aux candidats, avec D.C.C. aux équipes retenues et envoi de la lettre signée par le maître d’ouvrage aux candidats,
-          établissement des projets de réponses aux questions écrites formulées par les candidats (envoi des réponses à tous les candidats),
-          préparation des travaux de la deuxième réunion du jury et animation de la commission technique pour l’analyse factuelle des projets et rédaction d’un rapport d’analyse,
-          établissement du ou des projets de procès-verbaux de réunion du jury et recueil des signatures,
-          préparation du projet de lettre du maître d’ouvrage explicitant les raisons des rejets si les candidats non retenus en font la demande écrite,
-          préparation de la décision de choix du (des) lauréat(s),
-          aide à la négociation,
-          mise au point du marché,
-          rédaction du projet de rapport de présentation,
-          aide à la rédaction de l’avis d’attribution du marché et publicité,
-          gestion du marché et suivi des prestations réalisées,
-          vérification des décomptes et établissement des acomptes adressés au maître d’ouvrage pour mandatement, pendant la phase de conception,
-          proposition et aide à l’établissement des avenants éventuels pendant la phase de conception et préparation de leur notification (signature du maître d’ouvrage),
-          préparation de l’information de la commission d’appel d’offres sur les évolutions du marché,
-          rédaction des projets de rapport pour le contrôle de légalité,
-          proposition éventuelle de mise en œuvre de mesures coercitives d’exécution des marchés,
-         

3. Préparation, suivi et règlement des autres marchés d’études et de prestations intellectuelles (SPS, contrôle technique…)
Et notamment :

-          conseil à la définition de la mission du prestataire,
-          aide à la définition des moyens et de l’autorité à conférer au coordonnateur de « sécurité » pour l’exercice de sa mission,
-          proposition au maître d’ouvrage de la procédure de consultation et de son calendrier,
-          établissement d’un dossier de consultation,
-          lancement de la consultation après accord du maître d’ouvrage,
-          organisation matérielle des opérations de réception des candidatures et offres,
-          assistance au maître d’ouvrage pour le choix du titulaire,
-          préparation de la notification de la décision du maître d’ouvrage au titulaire ; établissement du projet de lettre aux candidats non retenus,
-          mise au point du marché avec le titulaire,
-          préparation de la notification du marché après signature du maître d’ouvrage,
-          établissement du projet de rapport de présentation,
-          gestion du marché et suivi des prestations réalisées,
-          vérification des décomptes et établissement des acomptes adressés au maître d’ouvrage pour mandatement,
-          proposition et aide à l’établissement des avenants éventuels pendant la phase de conception et préparation de leur notification (signature du maître d’ouvrage),
-          préparation de l’information de la commission d’appel d’offres sur les évolutions du marché,
-          proposition éventuelle de mise en œuvre de mesures coercitives d’exécution des marchés,
-         

4. Suivi des études

Et notamment pour la maîtrise d’œuvre :

-          animation et suivi du travail du maître d’œuvre en ce qui concerne l’établissement des documents prévus au marché, en veillant au respect du programme, des délais et des possibilités de financement,
-          aux différents stade des études, vérification que le maître d’œuvre prend en temps utile les contacts nécessaires avec les tiers intéressés aux ouvrages (eau, gaz, électricité, problèmes de mitoyenneté…),
-          vérification que le maître d’œuvre assure la transmission des différents études au contrôleur technique et au coordonnateur de sécurité pour avis,
-          préparation des décisions du maître d’ouvrage suite aux avis du contrôleur technique et du coordonnateur de sécurité,
-          préparation de la déclaration préalable à la CRAM, à l’inspection du travail et à l’OPPBTP,
-          établissement du rapport d’analyse du PGCS établi par le coordonnateur de sécurité,
-          établissement du rapport d’analyse des documents prévus au marché (A.P.S., A.P.D., Projet) et remis par le maître d’œuvre en vue de la vérification de leur bonne exécution afin d’obtenir la décision du maître d’ouvrage,
-          établissement du projet de notification au maître d’œuvre des décisions du maître d’ouvrage valant acceptation, rejet ou instruction de modification des documents d’études prévus au marché (dans le dernier cas, suivi du respect des instructions),
-          vérification que le maître d’œuvre constitue les dossiers nécessaires aux consultations réglementaires, enquêtes administratives à la demande du permis de construire, en tant que besoins et en temps utile,
-         

III – ASSISTANCE EN PHASE TRAVAUX ET RECEPTION DES TRAVAUX


1. Le cas échéant, assistance pour l’établissement du marché d’assurance conclu au plus tard à l’ouverture du chantier

Et notamment :

-          proposition au maître d’ouvrage des modalités de désignation de la compagnie d’assurance et organisation de la consultation,
-          établissement du contrat d’assurances : mise au point du contrat avec l’assureur, mise à la signature du maître d’ouvrage et préparation de la notification du contrat à l’assureur.

2. Assistance pendant le choix des entrepreneurs

Et notamment :

-          examen des propositions du maître d’œuvre concernant les modalités de consultation des entreprises et planification précise de la procédure de consultation ; soumission des conclusions à l’approbation du maître d’ouvrage,
-          préparation, avec le concours du maître d’œuvre, de l’avis public d’appel à la concurrence et du règlement de consultation,
-          transmission au maître d’œuvre de toute directive en vue de l’élaboration des pièces constitutives du D.C.E. (vérification notamment des pièces administratives A.E. et C.C.A.P.) ; contrôle de l’établissement du D.C.E. dans les délais prévus et recueil de l’avis s’il y a lieu du contrôleur technique, du coordonnateur « sécurité » et de l’O.P.C.,

-          transmission du D.C.E. au maître d’ouvrage pour approbation avec le rapport d’analyse vérifié »,
-          éventuellement consultation des tireurs de plans et gestion des commandes et règlements,
-          préparation des formalités de publicité pour le maître d’ouvrage sur instructions écrites de ce dernier,
-          proposition de composition de la commission d’appel d’offres au maître d’ouvrage,
-          ouverture d’un registre et réception des offres,
-          rédaction du procès-verbal d’ouverture des plis et recueil des signatures,
-          participation au travaux de la commission d’appel d’offres, à titre de conseil du maître d’ouvrage, après association à l’analyse des offres réalisées par le maître d’œuvre,
-          rédaction du projet de procès-verbal de la commission d’appel d’offres et recueil des signatures des membres à voix délibérative,
-          préparation de la notification des résultats de l’appel d’offres signée par le maître d’ouvrage aux entrepreneurs non retenus,
-          au cours de la mise au point des marchés conduite par le maître d’œuvre, vérification de la légalité de la procédure et de la conformité des dispositions retenues,
-          soumission des projets de marché remis par le maître d’œuvre à l’approbation du maître d’ouvrage,
-          préparation des dossiers destinés au contrôle de légalité et envoi au maître d’ouvrage ; établissement du rapport de présentation du ou des marchés de travaux,
-          envoi des avis d’attribution signés par le maître d’ouvrage aux publications,
-         

3. Assistance pour la conduite des travaux et le règlement des entrepreneurs

Et notamment :

-          conseils pour l’obtention des autorisations administratives (occupation temporaire…) nécessaires aux entrepreneurs,
-          présentation au maître d’ouvrage des décisions à prendre relatives à l’acceptation des sous-traitants,
-          notification au maître d’œuvre des décisions du maître d’ouvrage concernant notamment :
- l’arrêt du coût résultant des contrats de travaux,
- la date de commencement des travaux,
- l’exécution d’une tranche conditionnelle,
- les modifications ou précisions des caractéristiques fonctionnelles des ouvrages,
- le prolongement des délais d’exécution.
-          conservation du calendrier des réunions de chantier et de leurs conclusions ; représentation du maître d’ouvrage le cas échéant,
-          information périodique du maître d’ouvrage de l’état d’avancement des travaux, du suivi du calendrier d’exécution, ainsi que de l’évolution du contexte financier de l’opération compte tenu des aléas rencontrés et des révisions de prix,
-          préparation des décisions du maître d’ouvrage suite aux avis du contrôleur technique et du coordonnateur de sécurité,
-          animation des réunions de maîtrise d’ouvrage,
-          transmission, avec avis du maître d’ouvrage, des propositions d’ordres de service du maître d’œuvre, affectant la masse des travaux ou les délais d’exécution,
-          suivi des ordres de service notifiés à l’entrepreneur par la maître d’œuvre,
-          proposition du maître d’ouvrage, s’il y a lieu, du rapport établi par le maître d’œuvre concernant l’introduction de prix nouveaux pour les ouvrages ou travaux non prévus au marché initial (et avenants déjà intervenus) ; après décision du maître d’ouvrage, transmission de celle-ci au maître d’œuvre pour notification à l’entrepreneur sous forme d’ordres de service,
-          éventuellement, proposition au maître d’ouvrage des décisions de poursuivre prises en application de l’article 15.4 du CCAG Travaux, lorsque la masse des travaux atteint la masse initiale,
-          éventuellement, transmission au maître d’ouvrage des décomptes de prestations après vérification du maître d’œuvre ; vérification du respect des délais réglementaires pour le règlement des acomptes mensuels et du solde aux entrepreneurs…,
-          proposition à la signature du maître d’ouvrage du décompte général dressé par le maître d’œuvre, puis notification au maître d’œuvre,
-          assistance au maître d’ouvrage pour les opérations préalables (préparées par la maître d’œuvre) à la réception des ouvrages,
-          envoi au maître d’ouvrage d’un rapport analysant :
- le procès-verbal des opérations préalables à la réception,
- les propositions du maître d’œuvre de :
            - prononcer ou non la réception,
            - prononcer la réception avec réserves,
            - sur la date à retenir pour l’achèvement des travaux.
-          si le maître d’ouvrage décide de prononcer la réception, proposition de la date à arrêter comme date d’achèvement des travaux,
-          vérification de la constitution par la maître d’œuvre, en fin d’exécution, du D.O.E. qui devra comprendre notamment la collecte en vue de l’exploitation des ouvrages, des notices de fonctionnement des ouvrages, ainsi que des plans d’ensemble et de détail conformes à l’exécution,
-          vérification de l’exécution des essais éventuellement prévus pour s’assurer du bon fonctionnement des ouvrages lors de leur mise en exploitation,
-          assistance au choix des prestataires et à l’élaboration des contrats d’exploitation et de maintenance,
-         

4. Suivi du règlement du marché de maîtrise d’œuvre et des autres marchés de prestations intellectuelles pendant la phase travaux

Et notamment :

-          vérification des projets de décompte mensuels établis par le prestataire qui deviennent alors des décomptes mensuels,
-           établissement des états d’acomptes mensuels et notification au prestataire,
-          envoi des états d’acomptes au maître d’ouvrage pour mandatement,
-          aide à la négociation d’avenants ; préparation de la notification au prestataire et du dossier pour le contrôle de légalité,
-          préparation de l’information de la commission d’appel d’offres sur les évolutions du marché,
-          détermination du coût constaté, réajusté sur la base du décompte général définitif des travaux et comparaison par rapport au coût prévisionnel, affecté des écarts tolérés,
-          détermination du montant des pénalités éventuelles et calcul du forfait de rémunération rectifié,
-          vérification du décompte final,
-          établissement du décompte général et transmission au ¸pour signature ; préparation de la notification au prestataire,
-         

IV – ASSISTANCE PENDANT LA PERIODE DE GARANTIE DE PARFAIT ACHEVEMENT

Et notamment :

-          en cas de réception avec réserves, suivi avec le maître d’œuvre de la suite donnée par l’entrepreneur aux dites réserves,
-          proposition au maître d’ouvrage s’il y a lieu, du prolongement du délai de garantie,
-          déclaration du coût de construction définitif à l’assureur « dommages-ouvrage » et proposition de paiement du solde au maître d’œuvre,
-          assistance au maître d’ouvrage pour le règlement,
-          conseil et assistance au maître d’ouvrage pour la mise en jeu des garanties et des assurances,
-         

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