I- C'est quoi un rapport d'activité
Un rapport d’activité est un compte rendu écrit concernant un secteur d’activité ou une entreprise sur une période donnée. Ce document reprend les chiffres et les stratégies développés durant cette période en regard des objectifs attendus. Il peut également intégrer les projets et les prévisions pour la prochaine période. Dans certains cas, ce document est obligatoire. De multiples questions telles que pourquoi et comment rédiger un rapport d’activité se posent donc. Il s’agira dans notre analyse de trouver des éléments de réponse à ces interrogations.
II- POURQUOI REDIGER UN RAPPORT D’ACTIVITE
Rédiger un rapport après une activité permet de garder des traces de son déroulement et de ces résultats. Le rapport d’activité, c’est la mémoire du projet, dans lequel tout acteur externe à l’organisation pourra aller puiser à n’importe quel moment pour collecter un renseignement quelconque (et précis) sur les activités réalisées.
En ce sens, il est essentiel : sans écrit, sans trace, ce n’est pas seulement l’information qui se perd, mais avec tous les savoirs et savoir- faire acquis au cours du projet.
Le rapport d’activité est utile à plusieurs niveaux et à différents moments dans le temps : A court terme et à moyen terme :
- il informe les absents sur l’activité qui vient d’avoir lieu, afin qu’il soit au même niveau d’information que les participants présents. Il permet également aux animateurs de faire le bilan de l’activité réalisée, d’évaluer l’atteinte des objectifs fixés, dans le but de se remettre en question et d’améliorer les futures actions.
- Il donne les détails qui permettront au responsable du programme :
∙ de vérifier si le travail effectué correspond bien au contrat signé,
∙ vérifier si les objectifs définis ont été atteints,
∙ vérifier la rentabilité (du poste du salarié).
- Il permet également
∙ de définir de nouveaux objectif ;
∙ d’adapter le poste pour le rendre plus rentable ;
∙ de former et faire évoluer le salarié (promotion, adaptation et reconversion) ∙ enfin il permet d’encourager et aider.
A long terme, il permet à des personnes extérieures (nouveau venu dans le projet, évaluateur, partenaires, etc.) de prendre connaissance de l’histoire antérieure du projet. Le rapport d’activités s’avère particulièrement utile dans une démarche de capitalisation, en tant que données essentielles à partir desquelles les savoirs, connaissance et savoir-faire développés au cours du projet pourront être formalisés.
Pour ces différentes raisons, il est impératif que chaque animateur rédige un rapport après chaque activité réalisée.
III- A QUI EST ADRESSE LE RAPPORT D’ACTIVITE ?
Adressé à la hiérarchie qui assure le cofinancement du projet et la gestion du projet de recherche ; et aux partenaires qui en assurent la réalisation, le rapport d’activité rend compte à l’échéance fixe de l’activité pédagogique et du fonctionnement quantitatif et qualitatif du service.
IV- CONTENU ET STRUCTURE DU RAPPORT D’ACTIVITE?
Pour que le rapport soit complet, il doit contenir toutes les informations administratives ainsi que toutes les activités liées au déroulement du projet. Tous ces éléments s’étalent sur différentes parties à savoir :
∙ Page de garde
On y retrouve le titre et l’acronyme du projet, le numéro d’ordre du rapport et les dates des périodes concernée (exemple : rapport numéro 1, période du premier 01/07/05 au 30/06/06) ;
∙ Introduction
Il rappelle brièvement :
⮚ L’identification du projet
⮚ Les donnes administratives
⮚ Les objectifs de la recherches et le délivrable à atteindre
⮚ Le tableau récapitulatif des rapports
⮚ Le calendrier de la recherche
⮚ Les conclusions sur le déroulement global de la recherche au cours de la période concernée (maximum 1 page)
⮚ Les prévisions pour la période suivante
∙ Les participants
Le nombre de participants présents devra être mis en parallèle avec le nombre d’invités, afin de calculer le pourcentage de présence.
Les structures ciblées devront également être précisées. Dans le cas où le compte rendu se rapporte à plusieurs sous activités, l’animateur devra détailler ces informations sur les participants (nombre, fonctions, structure, sexe, taux de présence) pour chaque sous activités et non faire un calcul global pour l’ensemble des activités. Enfin pour plus de précision, la ou les listes des participants, scanne(e)s ou saisi(e)s, pourront être annexé(e)s au rapport.
∙ La description des activités
Il s’agit de faire :
⮚ Un expose de l’état d’avancement des travaux
⮚ Une évaluation des prestations du chercheur ;
⮚ Les comptes-rendus des réunions, des stages
∙ Un rapport scientifique et technique
Comprenant :
⮚ Un expose des résultats atteints ;
⮚ Une évaluation de l’apport
∙ Conclusion
En guise de conclusion, le rapport mentionnera : les degrés d’atteinte des objectifs/ résultats fixés en faisant un lien avec les indicateurs définis en amont ; les points à améliorer pour les prochaines activités ; les perspectives ou propositions pour la suite.
V- CONCLUSION
Au terme de notre analyse, nous retiendrons que le rapport d’activité est un précieux outil générateur de fonds, source d’information incontournable qui met en valeurs les réalisations et le travail effectué.
Nous vous proposons des modèles d'exemple de rapport d'activité pdf à télécharger gratuitement.
Voilà un rapport de stage exemple
Recommandations générales
La qualité du rapport d’activité
n’est pas évaluée sur son épaisseur, sa reliure, ou sur sa virtuosité
rédactionnelle mais bien sur sa capacité à répondre aux objectifs et à la
convention liant le CR à l’Abes. Il n’y a pas de forme idéale : à vous de
trouver la juste manière de bien rendre compte de vos activités. Il est donc
conseillé de reprendre la convention, et notamment l’annexe 1 détaillant les
projets que vous avez proposé à l’Abes, afin d’y répondre point par point, et
d’ajouter si besoin des aspects non prévus par la convention, de manière
textuelle et/ou graphique.
Le rapport d’activité est un
rapport d’étape : il est utile pour faire le point, pour revoir certains objectifs
et mieux les ajuster face à un contexte changeant, ou d’en souligner d’autres
qui répondent mieux que prévu aux attentes de votre réseau documentaire, afin
de montrer le dynamisme de votre centre.
Ce rapport d’activités est donc
utile pour l’étude des conventions et rétributions du côté Abes, mais c’est
également un document utile pour vous en interne, pour vos successeurs, pour
signaler vos activités aux différents acteurs
de votre réseau, vos collaborateurs, partenaires, votre hiérarchie.
Ce document vous propose, dans
les grandes lignes et après lecture des rapports d’activités reçus à l’Abes, ce
qui est souhaitable d’y voir figurer, et ce qu’il faut également éviter
d’écrire...
Il ne se veut pas un modèle à
calquer tel quel mais plutôt un pense-bête, une compilation de ce qui est souhaitable
de renseigner, afin que ce rapport fasse sens dans le cadre de votre activité
de responsable CR.
Merci de nous envoyer ce rapport
sous forme numérique, même si vous nous l’avez déjà envoyé sous forme imprimée.
L’introduction
è Rappelant le pilotage du CR, son hébergement, le contexte documentaire.
è L’actualité du CR au moment de la rédaction du rapport d’activités : nombre d’établissements déployés et non déployés, grandeur relative du CR par rapport aux autres.
è Petit
rappel de l’activité de l’année passée, avec le grand point de l’année,
l’évènement/projet/activité principale, en temps, en énergie, qui va donner le
plus de fruits à l’avenir.
è L’introduction
est également l’endroit où détailler un évènement comme une absence, un
intérim, un arrêt, la reprise de ce CR après un départ à la retraite ou une
mutation…
… tout ce qui, en somme, fait la
particularité du CR.
Les activités courantes
Ce sont les activités les plus
communes à tous les CR.
è Chiffres, statistiques (avec commentaires si possible). Libre à vous de choisir la figuration optimale (texte, tableau, graphiques…).
è Les moyens humains : nombre d’ETP pour le CR, avec statuts et corps d’emploi, avec répartition des tâches/fonctions
è Les activités de signalement : notices bibliographiques, notices d’autorité, notices d’exemplaires, notices dédoublonnées, demandes de correction ISSN, demandes de numérotation ISSN, travail rétrospectif dans le cas d’établissements n’ayant pas mis à jour leurs états de collection, travail de signalement de collections patrimoniales, assistance et expertise bibliographique, intégration de titres dans un PCP…
è Formation : Colodus, catalogage des ressources continues, circuit ISSN…
è Commandes de services à l’Abes
è Actions menées dans le cadre d’un PCP local si celui-ci était déjà engagé avant la signature de la convention: nombre de bibliothèques participantes, gestion et comptabilité des dons, communication & information sur le PCP, participation à des journées d’études et de travail autour des PCP, chez d’autres CR, etc.
è Actions
de communication, de prospection…
Attention :
- le rapport d’activité ne doit pas se limiter à rendre compte des activités courantes : les projets indiqués dans la convention et leur avancement doivent figurer dans chacun des rapports d’activité. Vous êtes libre de scinder votre rapport en plusieurs chapitres (courant/nouveaux projets par exemple)… ou non ! L’important reste la lisibilité, et surtout le lien avec ce qui vous engage dans la convention, exposé le plus clairement possible
- Eviter les copiés/collés d’un rapport d’une année sur l’autre : ces rapports rendent compte de projets dont la description change nécessairement dans le temps. La somme de ces rapports donne lieu à un bilan qui formera la base de la convention suivante.
- Bien comprendre les deux rapports liés aux deux avenants de la convention comme des points d’étape, montrant la vie d’un CR, qu’il mène à bien ses projets, ou bien qu’il rencontre des difficultés pour y parvenir.
-
Ne pas « gonfler » artificiellement
des statistiques en gardant par exemple des notices RCR de centres n’existant
plus: vous ne serez pas pénalisé si vous avez une baisse du nombre de RCR, et il
est préférable de mettre en valeur l’activité réelle comme la prospection de
nouveaux établissements.
Activités sur projets
Ce sont les projets propres à chaque CR, qui dépendent du contexte géographique, documentaire, historique de chaque réseau Sudoc-PS.
è Reprendre les projets détaillés dans l’annexe 1.
è Détailler ces actions, si elles ont été effectuées, si elles sont en cours.
è Détailler les prochaines étapes de chaque action.
è Si vous rencontrez des difficultés, ne pas hésiter à les exprimer, quitte à écrire un paragraphe de plus pour les détailler. Les décrire de la manière la plus constructive possible, en proposant des alternatives même si vous devez revoir les objectifs à la baisse : même si tout est faisable, la prospective n’est pas infaillible, et certains projets peuvent réserver des surprises… Il ne faut pas non plus hésiter à esquisser de nouveaux projets qui n’étaient pas renseignés dans la convention.
è Bien détailler les étapes du PCP s’il a été initié lors de la signature de la convention sur objectifs.
è Bien
souligner, si possible, les contacts pris ou entretenus avec des Structures
Régionales pour le Livre, avec des établissements de pays frontaliers, etc. La
position particulière du CR, en contact avec des établissements aux profils
divers, peut donner lieu à des collaborations et échanges particulièrement
riches, pouvant préfigurer de futurs projets, à étudier pour les conventions à
venir.
